Karakteristik Penilaian Internal
Ketika penilaian eksternal membahas tentang kesempatan (opportunities) dan ancaman (threats), penilaian internal lebih menitikberatkan kepada kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) yang dimiliki oleh perusahaan. Manajemen stratejik berupaya memperbaiki kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan, meningkatkan kekuatannya sehingga menjadi kemampuan yang khas (distinctive competencies) bagi perusahaan demi menciptakan keunggulan kompetitif.
Penlaian internal melibatkan proses pengumpulan, asimilasi, dan evaluasi informasi atas operasi perusahaan. Selain itu penilaian internal juga melibatkan berbagai level/divisi sehingga koordinasi antarlevel menjadi penting. Setiap manajer atau pegawai diharapkan mengetahui peran mereka dalam keberhasilan organisasi.
Pandangan Berbasis Sumber Daya (The Resource-Based View)
Pendekatan RBV menyatakan bahwa sumber daya internal jauh lebih penting bagi perusahaan daripada faktor eksternal dalam mendapatkan dan mempertahankan keunggulan kompetitif. Sumber daya perusahaan dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori sebagai berikut:
- Sumber daya fisik (physical resources), yaitu semua aset fisik yang dimiliki seperti pabrik dan peralatan, mesin, bangunan, dsb
- Sumber daya manusia (human resources), yaitu semua pegawai, pengalaman, pengetahuan, dan kemampuan
- Sumber daya organisasi (organization resources), berupa struktur perusahaan, proses perencanaan, system informasi, paten, merk, hak cipta, database, dsb.
Teori RBVmenyatakan bahwa bauran, jenis, jumlah, dan karakteristik dari sumber daya internal perusahaan harus dipertimbangkan terlebih dahulu dalam menyusun strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif. Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan bernilai apabila:
1. Langka (rare)
2. Susah ditiru
3. Tidak mudah diganti
Integrasi Strategi dan Kultur Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kultur organisasi yang berbeda satu dengan yang lain. Sebagai contoh kultur di Google sangat informal sementara P&G memiliki kultur organisasi yang sangat formal dan rigid. Kultur organisasi sangat mempengaruhi keputusan bisnis yang akan diambil sehingga harus dievaluasi dalam proses penialaian internal. Jika strategi yang diambil dapat memanfaatkan kekuatan kultur organisasi, seperti etika bekerja yag tinggi, maka penerapan strategi dapat dengan mudah dilaksanakan.
Manajemen
Fungsi manajemen dapat dikelompokkan dalam lima aktivitas dasar yaitu sebagai berikut:
- Planning: segala proses managerial sebagai persiapan masa depan, perencanaan, awal proses manajemen, sebagai persiapan antara masa kini dan masa depan, meningkatkan keuntungan dalam mendapatkan hasil yang diinginkan
- Organizing: segala aktivitas managerial yang menghasilkan struktur tugas dan hubungan otoritas serta menentukan desain organisasi, deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, control, kesatuan pimpinan, koordinasi, dan analisis.
- Motivating: proses dalam mempengaruhi orang untuk menyelesaikan atau mengerjakan tugas-tugas tertentu. Keberhasilan dalam memotivasi ditentukan oleh empat faktor yaitu kepemimpinan, dinamisasi grup, komunikasi, dan perubahan organisasional.
- Staffing: sering disebut juga manajemen sumber daya manusia yang meliputi seluruh aktivitas yang difokuskan pada tiap pegawai, administrasi gaji, keuntungan pegawai, interview, penugasan, pelatihan, keamanan pegawai, karir, dsb
- Controlling: segala aktivitas manajerial yang ditujukan untuk memastikan hasil yang dicapai sesuai dengan hasil yang direncanakan. Kegiatan controlling terdiri dari empat tindakan dasar yaitu (1) menentukan standar kinerja, (2) mengukur kinerja individual dan organisasi, (3) membandingkan kinerja aktual dengan standar kinerja, dan (4) mengambil tindakan korektif.
Ceklist penilaian internal atas fungsi manajemen:
1. Apakah perusahaan menggunakan konsep manajemen strategi?
2. Apakah tujuan perusahaan dapat diukur dan dikomunikasikan dengan baik?
3. Apakah manajer pada tiap level hirarki merencanakan pekerjaan dengan efektif?
4. Apakah manajer mendelegasikan otorisasi dengan baik?
5. Apakah struktur organisasi sudah cukup pantas?
6. Apakah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sudah jelas?
7. Apakah moral pegawai tinggi?
8. Apakah perputaran/pertukaran pegawai dan ketidakhadiran pegawai rendah?
9. Apakah mekanisme kontrol organisasi dan hadiah sudah efektif?
Pemasaran (Marketing)
Pemasaran dapat didefinisikan sebagai seluruh proses yang dilakukan dalam menciptakan dan memenuhi kebutuhan pelanggan atas barang dan jasa. Fungsi dasar pemasaran adalah sebagai berikut:
- Customer analysis: survey pelanggan, informasi pelanggan, strategi pemasaran, profil pelanggan, strategi segmentasi pasar.
- Selling product/services: iklan, promosi penjualan, publikasi, penjualan pribadi, manajemen kekuatan penjual, hubungan pelanggan, hubungan dengan distributor.
- Product and service planning: test pasar, posisi merk, garansi, kemasan, pilihan produk, gaya/style, kualitas, penghapusan produk lama, pengadaan pelayanan pelanggan.
- Pricing: penentuan harga berdasarkan konsumen, pemerintah, supplier, distributor, harga pesaing.
- Distribution: pabrik dan gudang, chanel distribusi, lokasi pengecer, teritori penjualan tingkat persediaan, transportasi, pengeceran, grosiran.
- Marketing research: mengumpulkan data, merekam data, menganalisis data.
- Cost/benefit analysis: penilaian biaya, keuntungan, dan resiko.
Ceklist penilaian internal atas fungsi pemasaran
1. Apakah pasar disegmentasi secara efektif?
2. Apakah posisi perusahaan cukup baik dibanding pesaing?
3. Apakah pangsa pasar perusahaan meningkat?
4. Apakah chanel distribusi dapat dipercaya dan efektif biayanya?
5. Apakah pemasaran efektif?
6. Apakah perusahaan meninjau pasar?
7. Apakah kualitas produk dan pelayanan pelanggan sudah baik?
8. Apakah produk perusahaan dan pelayanannya sudah dihargai dengan pantas?
9. Apakah perusahaan memiliki promosi, iklan dan strategi publikasi yang efektif?
10. Apakah pemasaran, perencanaan dan pendanaan sudah efektif?
11. Apakah manajer pemasaran punya pelatihan dan pengalaman yang sesuai?
12. Apakah kehadiran perusahaan dalam internet cukup baik dibandingkan pesaing?
Keuangan/Akuntansi
Kondisi keuangan seringkali dianggap sebagai ukuran terbaik dalam menilai posisi kompetitif suatu perusahaan dan daya tarik keseluruhan bagi investor. Menentukan kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan sangat penting untuk merumuskan strategi secara efektif. Menurut James Van Home, fungsi keuangan/akuntansi terdiri atas tiga keputusan, yaitu:
- Keputusan investasi, atau disebut juga penganggaran modal (capital budgeting), adalah alokasi dan realokasi modal dan sumber daya untuk proyek, produk, asset, dan divisi suatu organisasi.
- Keputusan pembiayaan (financing decision), yaitu menentukan struktur modal terbaik untuk perusahaan dan menguji berbagai metode yang dapat digunakan perusahaan untuk meningkatkan modal (menerbitkan saham, menambah utang, menjual asset, atau kombinasi dari ketiganya)
- Keputusan dividen (dividends decisions), yaitu menentukan jumlah dana yang ditahan pada perusahaan dibandingkan dengan jumlah yang dibayarkan kepada pemegang saham. Keputusan ini berkenaan dengan isu –isu seperti persentase laba yang dibayarkan kepada pemegang saham, stabilitas pembayaran dividen sepanjang waktu, dan pembelian kembali atau penerbitan saham.
Salah satu cara mengukur kondisi keuangan perusahaan adalah dengan menggunakan rasio keuangan.Rasio keuangan dihitung berdasarkan Laporan Laba Rugi dan Neraca suatu perusahaan. Rasio keuangan dapat diklasifikasikan menjadi lima tipe, sebagai berikut :
a. Liquidity Ratios, mengukur kemampuan perusahaan untuk melunasi obligasi jangka pendek yang telah jatuh tempo.
• Current Ratio
• Quick (or acid-test) Ratio
b. Leverage Ratios, mengukur seberapa banyak suatu perusahaan dibiayai dengan utang.
• Debt-to-total-assets ratio
• Debt-to-equity ratio
• Long-term debt-to-equity ratio
• Times-interest-earned (or coverage) ratio
c. Activity Ratios, mengukur seberapa efektif suatu perusahaan dalam menggunakan sumber dayanya.
• Inventory turnover
• Fixed assets turnover
• Total assets turnover
• Accounts receivable turnover
• Average collection period
d. Profitability Ratios, mengukur daya tarik keseluruhan manajemen yang ditunjukkan oleh perolehan yang dihasilkan pada penjualan dan investasi.
• Gross profit margin
• Operating profit margin
• Net profit margin
• Return on total assets (ROA)
• Return on stockholders’ equity (ROE)
• Earnings per share (EPS)
• Price-earnings ratio
e. Growth Ratios, mengukur kemampuan perusahaan untuk mempertahankan posisi ekonomi dalam pertumbuhan ekonomi dan industri.
• Sales
• Net income
• Earnings per share
• Dividends per share
Checklist penilaian internal atas fungsi keuangan/akuntansi
1. Dimana suatu perusahaan kuat dan lemah secara finansial sebagaimana diindikasikan dengan analisis rasio keuangan?
2. Dapatkah perusahaan meningkatkan modal jangka pendek yang diperlukan?
3. Dapatkah perusahaan meningkatkan modal jangka panjang yang diperlukan melalui utang dan/atau ekuitas?
4. Apakah perusahaan mempunyai modal kerja yang mencukupi?
5. Apakah prosedur penganggaran modal telah efektif?
6. Apakah kebijakan pembayaran dividen masuk akal?
7. Apakah perusahaan mempunyai hubungan yang baik dengan investor dan pemegang sahamnya?
8. Apakah manajer keuangan perusahaan berpengalaman dan terlatih?
9. Apakah kondisi utang perusahaan baik?
Produksi/Operasi
Fungsi produksi/operasi suatu bisnis terdiri dari semua aktivitas yang mengubah semua input menjadi barang dan jasa. Manajemen produksi/operasi berkaitan dengan input, transformasi, dan output yang berbeda-beda di industri dan pasar. Menurut Roger Schroeder, manajemen produksi/operasi terdiri atas lima fungsi atau area keputusan, yaitu:
- Process, contoh : pemilihan teknologi, layout fasilitas, analisis alur proses, lokasi fasilitas, line balancing, control proses, dan analisis traportasi. Jarak antara bahan mentah ke tempat produksi terhadap pelanggan menjadi pertimbangan utama.
- Capacity, contoh : forecasting, perencanaan fasilitas, perencanaan keseluruhan, penjadwalan, perencanaan kapasitas, dan analisis antrian. Pemanfaatan fasilitas menjadi pertimbangan utama.
- Inventory, contoh : mengatur level bahan mentah, bahan sengah jadi, dan barang jadi, khususnya mempertimbangkan apa yang arus dipesan, kapan dipesan, berapa yang dipesan, dan material yang ditangani.
- Workforce, contoh : mengatur karyawan terampil, tidak terampil, klerikal, dan manajerial dengan memperhatikan desain pekerjaan, pengukuran pekerjaan, penyuburan pekerjaan, standar kerja, dan teknik motivasi.
- Quality, keputusan ini dicapai dengan meyakinkan bahwa barang dan jasa yang berkualitas tinggi diproduksi dengan memperhatikan quality control, sampling, pengujian, jamina kualitas, dan control biaya.
Perusahaan juga dapat mengaplikasikan berbagai macam strategi atas fungsi produksi/operasinya sebagai berikut:
Checklist penilaian internal atas fungsi produksi/operasi
1. Apakah persediaan bahan mentah, bagian-bagian, subassembly andal dan masuk akal?
2. Apakah fasilitas, peralatan, mesin, dan kantor dalam kondisi yang bagus?
3. Apakah kebijakan dan prosedur pengendalian persediaan telah efektif?
4. Apakah kebijakan dan prosedur quality-control telah efektif?
5. Apakah fasilitas, sumber daya, dan pasar berlokasi strategis?
6. Apakah perusahaan mempunyai kompetensi teknologi?
Penelitian dan Pengembangan (Research & Development)
Fungsi-fungsi penelitian dan pengembangan adalah sebagai berikut :
1. Pengembangan produk-produk baru sebelum didahului oleh pesaing
2. Meningkatkan kualitas produk
3. Meningkatkan proses produksi untuk menguangi biaya
4. Fungsi-fungsi ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal
Penelitian dan Pengembangan (Litbang) Internal dan Eksternal
Distribusi biaya dalam aktivitas litbang berbeda-beda pada masing-masing perusahaan dan industry, tetapi total biaya litbang umumnya tidak melebihi biaya awal produksi dan pemasaran. Pendekatan-pendekatan yang biasa digunakan untuk menentukan alokasi anggaran litbang adalah sebagai berikut :
1. Membiayai sebanyak mungkin proposal proyek
2. Menggunakan metode persentase penjualan
3. Menganggarkan sejumlah biaya litbang yang dikeluarkan oleh pesaing
4. Memutuskan seberapa banyak produk baru yang sukses yang dibutuhkan dan bekerja mundur untuk memperkirakan investasi litbang yang dibutuhkan
Bentuk dasar penelitian dan pengembangan dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut :
1. Litbang internal, dimana suatu perusahaan menjalankan sendiri departemen litbangnya
2. Litbang kontrak atau litbang eksternal, dimana suatu perusahaan mempekerjakan peneliti independen atau agensi independen untuk mengembangkan produk spesifik.
Checklist penilaian inernal atas fungsi R&D
1. Apakah perusahaan mempunyai fasilitas litbang? Apakah fasilitas itu memadai?
2. Jika litbang diluar perusahaan digunakan, apakah mereka cost-effective?
3. Apakah personil litbang organisasi terkualifikasi?
4. Apakah sumber daya litbang dialokasikan secara efektif?
5. Apakah system informasi manajemen dan computer telah memadai?
6. Apakah komunikasi antara litbang dan unit organisasi yang lain telah efektif?
7. Apakah produk saat ini telah kompetitif secara teknologi?
Sistem Informasi Manajemen
Tujuan sistem informasi manajemen adalah untuk meningkatkan kinerja suatu perusahaan dengan meningkatkan kualitas keputusan manajerial. Suatu sistem informasi yang efektif harus dapat mengumpulkan, mengkodekan, menyimpan, menyatukan, dan menyajikan informasi yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan operasi dan strategis yang penting.
Checklist penilaian internal atas fungsi sistem informasi manajemen
1. Apakah semua manajer dalam perusahaan menggunakan sistem informasi dalam membuat keputusan?
2. Apakah ada posisi chief information officer atau direktur sistem informasi dalam perusahaan?
3. Apakah data dalam system informasi diperbarui secara rutin?
4. Apakah semua manajer dari semua area fungsional dalam perusahaan berkontribusi dalam system informasi?
5. Apakah ada password yang efektif untuk masuk dalam sistem informasi perusahaan?
6. Apakah para strategist dalam perusahaan familiar dengan sistem informasi pesaing perusahaan?
7. Apakah system informasi user-friendly?
8. Apakah semua user sistem informasi memahami keuntungan kompetitif yang disediakan informasi untuk perusahaan?
9. Apakah workshop pelatihan computer telah disediakan untuk user sistem informasi?
10. Apakah sistem informasi perusahaan telah ditingkatkan secara berkesinambungan dalam konten dan user-friendliness?
Analisis Rantai Nilai (Value Chain Analysis)
Menurut Porter, bisnis suatu perusahaan dapat digambarkan dengan baik dengan value chain, dimana total pendapatan dikurangi total biaya semua aktivitas yang dipakai untuk mengembangkan dan memasarkan produk atau jasa yang menghasilkan suatu nilai. Value Chain Analysis (VCA) adalah suatu proses dimana suatu perusahaan menentukan biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas organisasi mulai dari membeli bahan baku, memproduksi barang, hingga memasarkannya. VCA bertujuan untuk mengidentifikasi dimana letak keuntungan dan kerugian biaya rendah disepanjang rantai nilai dari bahan baku hingga aktivitas pelayanan pelanggan.
Perusahaan dapat membandingkan atau melakukan benchmarking atas rantai nilai mereka dengan pesaing di industri.Keunggulan dalam area tertentu dalam analisis rantai nilai dapat membantu perusahaan daam memperoleh keunggulann kompetitif
Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE Matrix)
Evaluasi Faktor Internal (Matriks IFE), digunakan untuk mengetahui faktor-faktor internal perusahaan berkaitan dengan kekuatan dan kelemahan yang dianggap penting. Data dan informasi aspek internal perusahaan dapat digali dari beberapa fungsional perusahaan, misalnya dari aspek manajemen, keuangan, SDM, pemasaran, sistem informasi, produksi dan operasi.
Langkah-langkah untuk mengembangkan matriks IFE, adalah sebagai berikut :
1. Buat daftar faktor internal kunci
2. Tetapkan bobot mulai 0,0-1,0
3. Tetapkanrating 1 sampai 4 untuk masing-masing faktor
4. Kalikan bobot dengan rating
5. Jumlahkan skor tertimbang
